Загальний опис

Опис програмного забезпечення «автоматизована система управління документами «ДОК ПРОФ 3» (далі – ДОКПРОФ)

Побудова СЕДО повинна відповідати вимогам чинних законодавчим та нормативно-правових документів, а саме:

Закону України «Про електронний документ та електронний документообіг»;

Закону України «Про електронний цифровий підпис»;

Закону України «Про звернення громадян»;

Закону України «Про інформацію»;

Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

Закону України «Про захист персональних даних»;

Закону України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах»;

Цивільного кодексу України, Господарського кодексу України;

Указу Президента України від 20 жовтня 2005 року № 1497 «Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформаційних технологій»;

постановам Кабінету Міністрів України 

від 14.04.1997 № 348 «Про затвердження Інструкції і діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації»; 

від 19.10.2016 р. № 736 «Про затвердження Типової інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію»; 

від 28.10.2004 № 1453 «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади»; 

від 29.03.2006 № 373 «Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах»; 

від 24.09.2008 № 858 «Про затвердження Класифікатора звернень громадян»; 

від 30.11.2011 № 1242 «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»

від 21 листопада 2011 р. № 1277 «Питання системи обліку публічної інформації»

від 18.08.2017 № 608 «Деякі питання підготовки проектів актів законодавства в електронній формі».

Наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20.10.2011 № 1207 «Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення»

Правилам організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181).

та іншим чинним нормативно-правовим актам.

1.  Функціональні вимоги ДОКПРОФ.

Програмне забезпечення ДОКПРОФ надає можливість повноцінної роботи користувачів на автоматизованих робочих місцях користувачів.

Система вирішує такий комплекс функціональних задач:

·             реєстрація та діловодство (1.1);

·             опрацювання звернень громадян (1.2);

·             доставка документів структурним підрозділам (1.3);

·             колективне опрацювання документів (1.4);

·             контроль виконання доручень керівництва (1.5);

·             відправка вихідної кореспонденції (1.6);

·             обробка структурованих документів (1.7);

·             електронний архів документів (1.8);

·             розподілений архів (1.9);

·             управління контентом (вмістом) в ієрархічних каталогах (1.10);

·             управління процесами (1.11);

·             підготовку звітів та статистики (1.12);

·             обробка документів засобами електронної пошти (1.13);

·             обмін документами з зовнішніми СЕДО (1.14);

·             захист інформації (1.15);

·             електронний цифровий підпис (1.16);

·             публічна інформація (1.17);

·             судові справи (1.18);

·             адміністрування (1.19)

ДОКПРОФ забезпечує реалізацію кожного із наведеного нижче комплексу функціональних задач.

 1.1. Завдання комплексу «Реєстрація та діловодство»:

·             Реєстрація документів окремо за такими видами:

-            вхідна кореспонденція;

-            вихідна кореспонденція;

-            запити на публічну інформацію;

-            звернення громадян;

-            договори (угоди);

-            розпорядчі документи,

-            накази з основної діяльності,

-            накази з адміністративно-господарських питань,

-            накази про відрядження,

-            протоколи нарад тощо;

·             створення та ведення картотек визначених видів документів;

·             створення віртуальних картотек за визначеними критеріями та правами доступу для швидкого доступу до масивів документів, які часто запитуються користувачем;

·             підтримка паперового документообігу;

·             маркування паперових документів літерно-цифровою інформацією та інформацією придатною для автоматизованої обробки (штрих-кодування);

·             нанесення маркувальної інформації у відповідності до виду документу;

·             друкування документів, реєстрів надсилання, нагадувань про виконання, звітів та інших форм, передбачених документообігом;

·             створення додаткових реквізитів опису документа;

·             автоматична генерація реєстраційних номерів документів в межах кожного виду та року окремо;

·             можливість додаткового введення необхідних видів документів з відповідними картками згідно потреб структурних підрозділів;

·             автоматизована обробка документів створених в Системі за елементами його структури з прив’язкою введених даних до відповідних полів електронної картки документа (автоматична реєстрація структурованих документів, створених на базі підсистеми підготовки проектів документів за шаблонами);

·             сканування документів у форматі tiffpdf;

·             сканування документів у бібліотечному форматі djvu;

·             автоматичне розпізнавання та збереження сканованого тексту, перевірка орфографії;

·             збереження розпізнаного тексту для контекстно-залежного пошуку;

·             приєднання електронного образу документа до його електронної реєстраційно-контрольної картки;

·             автоматичне надсилання документа контрольному підрозділу, виконавцям та службовцям, яким документ надсилається до відома.

·             автоматизоване формування реєстру документів, що вкладено до пакету;

·             друкування реєстрів відправлень, підготовка та друкування звітів та інших форм, передбачених документообігом;

·             експорт реєстрів до файлів формату MS Excel, CSV, RTF, HTML, текст;

·             пошук документів за реквізитами відповідно до наданих прав доступу;

·             повнотекстовий пошук документів відповідно до наданих прав доступу;

·             створення та збереження шаблонів пошуку;

·             опрацювання документів засобами Microsoft Office (забезпечення можливості автоматичного переходу при відкритті документу у відповідне програмне забезпечення);

·             прикріплення до реєстраційної картки документа файлів вкладень у форматах: XML, XLS, DOC, PDF, TXT, JPG, TIFFDJVU і інших;

·             застосування техніки сканування та програмного забезпечення з розпізнавання текстів (типу ABBYY Fine Reader) в ДОКПРОФ з метою трансформації паперових документів в електронні та введення їх в базу даних ДОКПРОФ замовника;

·             збереження електронних версій проектів документів та документів в базі даних, з забезпеченням контекстно-залежного пошуку;

·             друкування форм, передбачених документообігом;

·             введення простих та складних (резолюція керівника що накладається на один документ, але має декілька завдань з різними строками та виконавцями) резолюцій;

·             підтримка введення текстів типових резолюцій, кожна з них зі своїми виконавцями і контролерами;

·             побудова дерева резолюцій будь-якої складності;

·             підготовка проектів резолюцій керівника;

·             внесення до облікових електронних карток інформації про дату та час передачі паперового примірника документа до підрозділу-виконавця (з розбивкою: оригінал документа (надсилається головному виконавцю), примірники 1, 2, 3 тощо (відповідно першому, другому, третьому і т.д. виконавцям);

·             одночасне представлення документа та проекту резолюції на екрані монітора з наданням засобів керівнику для її затвердження, або відхилення;

·             автоматичне приєднання до реєстраційно-контрольної картки документа, затвердженої резолюції керівника та надсилання виконавцям до виконання;

·             автоматичне надсилання документів до виконавців у відповідності до накладених резолюцій;

·             інформування виконавців про зміну резолюцій;

·             пошук документів за певними критеріями (діапазон дат реєстрації, діапазон дат виконання, інші) чи реквізитами що можуть: дорівнювати точним значенням чи належати до заданого інтервалу значень; починатися з заданого рядка або включати його;

·             пошук документів за будь-якими реквізитами резолюцій;

·             повнотекстовий пошук за вмістом документів та всіх його додатків;

·             вивантаження результатів пошуку у форматі Excel;

·             можливість опрацювання (перегляду) окремих документів відповідно до резолюції (для інших працівників документ недоступний);

·             розмежування прав доступу до функцій редагування чи перегляду реквізитів документу відповідно до ролевого розподілу;

·             ведення класифікаторів і довідників, з врахуванням версійності;

·             можливість доповнення довідників безпосередньо із реєстраційно-контрольної картки документа;

·             забезпечення аудиту подій комплексу «Реєстрація та діловодство».

1.2 Завдання комплексу «Опрацювання звернень громадян»:

·             реєстрація звернень громадян: - реєстраційний індекс та дата надходження звернення; - прізвище, ім’я та по батькові громадянина; - адреса громадянина; - найменування органу державної влади, інших органів, установ, організацій, засобу масової інформації, прізвище та ініціали уповноваженої особи, що звертаються в інтересах заявника; - вихідний номер та дата листа, яким надіслано звернення; - короткий зміст звернення; - класифікатор звернень громадян;

·             підтримка паперового документообігу звернень громадян;

·             маркування паперових документів літерно-цифровою інформацією та інформацією придатною для автоматизованої обробки (штрих-кодування);

·             нанесення маркувальної інформації у відповідності до вимог нормативних документів та типу документу;

·             підготовка проектів резолюцій керівництва по зверненнях громадян;

·             внесення до електронних реєстраційно-контрольних карток резолюцій керівництва по зверненнях громадян;

·             автоматичне приєднання до електронної реєстраційно-контрольної картки документа, затвердженої резолюції керівника та надсилання виконавцям до виконання;

·             внесення до електронних реєстраційно-контрольних карток даних про доведення звернення до виконавців та переміщення звернення у відповідному органі (інформації про дату та час передачі звернення до підрозділу-виконавця з розбивкою: оригінал звернення надсилається головному виконавцю, примірники відповідно першому, другому, третьому і т.д. виконавцям);

·             друкування реєстраційно-контрольних карток документа;

·             контроль виконання доручень керівництва по зверненнях громадян (автоматичне нагадування про наближення термінів виконання звернень; внесення пропозицій щодо виконання звернень; внесення даних про закриття звернення, тобто фіксацію факту виконання звернення та списання до справи; ведення історії контролю, постановка та зняття документу з контролю, підтримка форми контролю на дату);

·             підготовка звітів з питань звернень громадян (аналітичний опис звернень за обраними типами);

·             сканування документів у форматі tiffpdf;

·             сканування документів у бібліотечному форматі djvu;

·             розпізнавання сканованого тексту та перевірка орфографії;

·             збереження розпізнаного тексту для контекстно-залежного пошуку;

·             приєднання електронного образу документа до його електронної реєстраційно-контрольної картки;

·             пошук звернень за реквізитами відповідно до наданих прав доступу;

·             повнотекстовий пошук документів відповідно до наданих прав доступу;

·             опрацювання документів засобами Microsoft Office (забезпечення можливості автоматичного переходу при відкритті документу у відповідне програмне забезпечення);

·             прикріплення до електронної реєстраційно-контрольної картки документа вкладень у форматах: XML, XLS, DOC, PDF, TXT, JPG та інших;

·             збереження електронних версій проектів документів в базі даних, з забезпеченням контекстно-залежного пошуку;

·             друкування форм, передбачених документообігом;

·             пошук документів за певними критеріями (діапазон дат реєстрації, діапазон дат виконання, інші) чи реквізитами що можуть: дорівнювати точним значенням чи належати до заданого інтервалу значень; починатися з заданого рядка або включати його, відбір за ними може проводитися як з урахуванням регістру так і без урахування;

·             пошук звернень за будь-якими реквізитами резолюцій.

1.3 Завдання комплексу «Доставка документів структурним підрозділам»:

·             доставка документів структурним підрозділам та безпосереднім виконавцям;

·             ведення реєстрів передачі паперових оригіналів документів у підрозділи;

·             обліку руху паперових оригіналів документів;

·             електронне сповіщення користувачів про надходження документів та резолюцій, у тому числі засобами електронної пошти, та отримання підтвердження про отримання і перегляд повідомлень;

·             автоматичне формування реєстрів передач оригіналів документів (та за необхідності паперових копії) у підрозділи та роздрук цього реєстру;

·             створення для документів розрахунків надсилань (передач).

1.4  Завдання комплексу «Колективного опрацювання документів»:

·             колективна робота виконавців з проектами документів;

·             колективне обговорення проектів документів на «форумі»;

·             електронне погодження, візування та затвердження проектів документів з використанням електронного цифрового підпису;

·             розробка проектів документів на базі створених шаблонів документів;

·             опрацювання документів засобами Microsoft Office (забезпечення можливості автоматичного переходу при відкритті документа у відповідне програмне забезпечення);

·             ведення версій проектів документів та побудова на їх базі нових версій;

·             штрих-кодова ідентифікація кожної сторінки проекту документа інформацією, придатною для автоматизованої обробки з метою пошуку електронного примірника, ідентифікації автора, формування остаточної версії проекту;

·             збереження проектів документів у базі даних;

·             формування дерева версій проекту документів довільної складності;

·             впорядковане зберігання всіх версій проектів документів з вбудованими засобами їх контекстного пошуку;

·             автоматична перевірку орфографії;

·             створення комплекту документів, об’єднаних єдиними реквізитами (наприклад, комплект реєстраційних документів, зв’язаних реквізитами клієнта);

·             можливість задавання строгої (за сценарієм) або довільної (вибором виконавців і визначенням завдань за погодженням) маршрутизації документа;

·             можливість відправлення проекту документа в електронному вигляді на реєстрацію;

·             можливість реєстрації документа з проекту документа, направленого в електронному вигляді на реєстрацію, автоматичне заповнення атрибутів документа з проекту документу та приєднання до реєстраційно-контрольної картки документа файлів проекту документу;

·             відображення у картці документа проекту, з якого даний документ зареєстрований, та проектів, створених на виконання даного документа.

1.5 Завдання комплексу «Контроль виконання доручень керівництва»:

·             контроль за виконанням Законів України, Указів, розпоряджень і доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України;

·             контроль за виконанням доручень керівництва;

·             наявність фахового контролю;

·             введення простих та складних резолюцій;

·             підтримку введення текстів типових резолюцій;

·             можливість створення проекту резолюції до документу, розгляду проекту резолюції керівником та прийняття рішення щодо його підписання, редагування, відхилення;

·             побудову дерева резолюцій будь-якої складності;

·             автоматичне доведення документів до виконавців у відповідності до накладених резолюцій;

·             здійснення поточного контролю за дотриманням строків виконання, визначених у документах та резолюціях керівництва замовника до них;

·             ведення зв’язаної історії обробки документу та його контролю;

·             внесення даних про виконання документа;

·             внесення пропозицій щодо виконання документа;

·             закриття документів (фіксація факту виконання документа та списання до справи) як окремого документа, так і групи документів у листуванні за одним питанням;

·             зняття з контролю та передання до справи як окремого документа, так і групи документів за одним питанням з фіксацією всіх необхідних атрибутів;

·             постановка на контроль та зняття з контролю документу в цілому та окремо по пунктах;

·             автоматичне або автоматизоване визначення контрольних термінів (визначених за змовчанням для різних типів документів, строки виконання яких не встановлено законодавчими актами та в яких не зазначено конкретних строків чи термінів виконання, депутатських звернень, комітетів Верховної ради України, запитів правоохоронних органів тощо);

·             підтримка централізованої та децентралізованої системи контролю;

·             ведення історії контролю виконання документа (пункту);

·             автоматичне нагадування про наближення термінів виконання;

·             формування звітів контролю;

·             визначення стану контролю документа або окремого пункту;

·             блокування закриття виконання документа (пункту) без погодження з контролером;

·             інформування керівника про хід і підсумки виконання документів;

·             підтримка різних форм контролю (на дату; періодичний контроль; постійний контроль);

·             здійснення поточного контролю за дотриманням строків виконання, визначених як в простих резолюціях керівника так и окремих пунктах складних резолюцій;

·             делегування прав згідно внутрішніх кадрових наказів (наприклад на період відпустки).

1.6 Завдання комплексу «Відправка вихідної кореспонденції»:

·             автоматизоване формування реєстру документів, що їх вкладено до конверту;

·             автоматичне формування реєстрів відправлень з розрахунком ваги конверта і вартості відправки;

·             відправка разом з інформацією про вихідний документ його сканованого образу та інших електронних файлів (додатків) засобами електронної пошти;

·             сканування документів у форматі tiffpdf;

·             сканування документів у бібліотечному форматі djvu;

·             приєднання при реєстрації документа електронного сканованого файлу документа до реєстраційної контрольної картки;

·             можливість включати конверт (пакет) до реєстру відправлення;

·             друкування адреси на конверті (безпосередньо на конверті та за допомогою наклейок);

·             зберігання переліків адресатів для типових розсилок;

·             реєстрація квитанцій про доставку;

·             забезпечення аудиту подій комплексу «Відправка вихідної кореспонденції».

1.7 Завдання комплексу «Обробка структурованих документів»:

·             формування структурованого документа (наказ, доручення та ін.) засобами підсистеми підготовки проектів документів за шаблоном;

·             застосування у шаблоні структурованого документа стилів для зазначення пунктів, виконавців, контролерів, термінів виконання, та використання довідників Системи для введення прізвищ виконавців та контролерів. Застосування стилів повинно дозволяти автоматично заповнювати поля РКК структурованого документа в момент його реєстрації;

·             автоматичне доведення документа контролерам, виконавцям та службовцям, яким документ надсилається.

1.8 Завдання комплексу «Електронний архів»:

·             впорядковане архівне зберігання реєстраційно-контрольних карток документів, документів, проектів документів, електронних образів документів, електронних файлів документів та проектів документів;

·             пошук документів за реквізитами;

·             контекстно-залежний пошук документів;

·             формування і ведення номенклатури справ за підрозділи та зведеної номенклатури справ установи за структурним, функціональним або змішаним принципом;

·             можливість першопочаткового формування структури зведеної номенклатури справ зі структури підрозділів організації;

·             можливість копіювання номенклатури підрозділів та зведеної номенклатури справ до наступного діловодного року (з автоматичним перенесенням до нового року перехідних і відкриттям нового тому неперехідних справ);

·             формування та друк документів «Номенклатура справ підрозділу», «Зведена номенклатура справ установи» та «Підсумковий запис про категорію та кількість справ, заведених в ____ році» згідно вимог Держархівслужби;

·             надання методологічної допомоги при формуванні номенклатури справ та проведення експертизи цінності документів шляхом автоматизованого використання Переліку типових документів, затвердженого Держархівслужбою. Можливість розширення Переліку типових документів відомчими переліками типових документів;

·             формування, впорядкування та оформлення томів справ;

·             упорядкування та перевірка наявності документів у справі з застосуванням штрих-кодової технології;

·             автоматизована розбивка справи на томи;

·             формування та друк документів «Титульний аркуш справи», «Внутрішній опис справи»;

·             закриття тому справи;

·             ведення реєстру видачі – повернення справи;

·             друк картки-замінника справи на видану справу згідно вимог Держархівслужби;

·             можливість надання користувачам доступу до перегляду томів справ та документів томів справ;

·             можливість перегляду користувачами томів справ та документів томів справ згідно регламентованого доступу;

·             топографування сховища документів шляхом визначення (ідентифікації) місць зберігання будь-якого (будівля, поверх, кабінет, шафа, полиця…) рівня ієрархії;

·             формування описів справ постійного зберігання, тривалого зберігання та з особового складу для передачі їх в архівний підрозділ організації,

·             друк документів «Опис справ підрозділу», «Зведений опис справ» згідно вимог Держархівслужби;

·             формування акту про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню; можливість внесення до акту закритих справ, термін зберігання яких закінчився; друк акту про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню згідно вимог Держархівслужби;

·             формування акту прийому-передачі справ на державне зберігання в архівну організацію; можливість внесення до акту зведених описів справ; друк акту прийому-передачі справ на державне зберігання в архівну організацію згідно вимог Держархівслужби.

1.9 Завдання комплексу «Розподілений архів»:

·             автоматизоване фізичне переміщення документів за певний період на архівний сервер;

·             автоматизоване фізичне переміщення виконаних документів (документи які не використовуються в оперативній роботі) і даних, пов’язаних з ними, з робочого сервера на один або декілька зовнішніх архівних серверів;

·             децентралізоване зберігання інформації про документи на декількох серверах (розділення оперативного і архівного сховищ документів);

·             пошук інформації по документах на декількох серверах. Для користувача при пошуку документів і даних система повинна інтерпретувати оперативне і архівні сховища як єдине ціле.

1.10 Завдання комплексу «Управління контентом (вмістом) в ієрархічних каталогах»:

·             можливість створення ієрархічного дерева каталогів, з необмеженим рівнем вкладеності;

·             можливість ведення в каталозі карток об’єктів (документів);

·             можливість визначення переліку параметрів, якими описуватиметься вміст, що зберігається в кожному конкретному каталозі (тобто налаштування картки об’єкту (документу) з довільними полями). При описі полів певного каталогу має бути можливість робити посилання на вміст, що зберігається в інших каталогах;

·             можливість створювати каталоги «довідники»;

·             можливість автоматичного переміщення картки документа по папкам каталогу, якщо це передбачено процесом;

·             можливість ручного переміщення Користувачем картки документа по папкам каталогу;

·             можливість створення унікальних параметрів у картках;

·             можливість обмеження кількості символів, що будуть введені при заповнені картки;

·             можливість задати видимість полям (або приховати їх у разі необхідності);

·             можливість завдання для кожної картки документу вибору маршруту опрацювання з переліку;

·             можливість контролю переміщення карток документів та своєчасного відпрацювання завдань по процесу;

·             розмежувати доступ користувачів на рівні каталогів;

·             розмежувати доступ користувачів на рівні полів картки;

·             підсистема має бути інтегрована з поштовим програмовим забезпеченням, що повинне забезпечувати автоматизоване переміщення в каталог повідомлень електронної пошти і Інтернет сторінок. При цьому, поміщена в сховище інформація має бути доступною для застосування контекстно-залежного пошуку;

·             здійснювати пошук вмісту по введених параметрах і контекстно-залежний пошук;

·             пов’язати вміст з сценаріями для його обробки.

1.11 Завдання комплексу «Управління процесами»:

·             графічне формування шаблону бізнес-процесу (сценарію) обробки документів у вигляді зв'язаної послідовності виконуваних завдань засобами вбудованого графічного редактору сценаріїв;

·             визначення атрибутів процесу, показників, що визначають стан процесу і критеріїв переходу до виконання підлеглих завдань;

·             паралельного виконання процесів;

·             запуск процесу з прив’язкою до конкретного документа або проекту документа;

·             контроль ходу виконання процесу;

·             сповіщення виконавців про завдання, що поступили, на обробку документа;

·             можливість редагування процесу під час виконання;

·             призупинення або відміна виконання процесу.

1.12 Завдання комплексу «Підготовка звітів та статистики»:

·             підготовку заздалегідь налагоджених (показники визначені в ДОКПРОФ, а саме кількість документів, зареєстрованих за період по: аналітичних типах; видах документів; підрозділах в розрізі аналітичних типів; типах кореспондентів у порівнянні з минулим періодом; кореспондентах у порівнянні з минулим періодом; підрозділах у порівнянні з минулим періодом та ін.) і динамічних звітів (за показниками, які задає користувач);

·             представлення статистичних даних обробки документів, за показниками, які задає користувач;

·             підсистема підготовки звітів (ППЗ) безпосередньо інтегрована в ДОКПРОФ. Для підготовки звітів ДОКПРОФ має вбудований графічний редактор звітів;

·             дозволяє змінювати параметри запиту або сам запит, без зміни коду самої Системи;

·             підтримує спадкоємність версій, тобто звіт створений в поточній версії Системи, підтримується подальшими версіями Системи;

·             підтримує можливість додавання коду для обробки результатів запиту, для надання кінцевого звіту в зручному для користувача вигляді;

·             підтримує декілька мов програмування логіки обробки результатів запиту (Pascal, VB Script, Javascript);

·             підтримує можливість створення і зміни звітних форм прямо з ДОКПРОФ.

·             пошук документів за будь-якими реквізитами та повнотекстовий пошук;

·             виконання операцій групування за відповідними реквізитами;

·             відображення статистики у графічному вигляді з можливістю друку;

·             статистику за аналітичними типами (групами кореспондентів, типів документів, питанням і т.п.)

1.13 Завдання комплексу «Модуль обробки документів засобами електронної пошти»

·             взаємодія з віддаленими робочими місцями на базі розширення для поштового клієнта Microsoft Outlook для обробки документів засобами електронної пошти;

·             обмін інформацією з віддаленими робочими місцями з використанням формату повідомлення, який відповідає технічним специфікаціям, рекомендованим для органів державної влади України (Наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20.10.2011 №1207 «Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення»);

·             перегляд отриманих документів;

·             створення резолюцій;

·             відслідковування виконання завдань з відпрацювання документів;

·             інформування про виконання документів;

·             візування отриманих проектів документів;

·             реєстрація отриманих документи в локальній базі даних;

·             створення документів і автоматичне направлення їх адресатам;

·             інтерактивна взаємодія з комплексом реєстрації та діловодства ДОКПРОФ;

·             наявність інструментів для автоматизованого збирання та консолідації довільних даних від віддалених робочих місць та відокремлених підрозділів засобами електронної пошти;

·             інструмент збирання даних від віддалених робочих місць та відокремлених підрозділів має надавати користувачам візуальне представлення форми для заповнення інформації з урахуванням правил, заданих запитувачем цієї інформації;

·             перегляд та обробка консолідованих даних, які отримані від віддалених робочих місць та відокремлених підрозділів, у комплексі управління контентом (вмістом) в ієрархічних каталогах ДОКПРОФ;

·             організація повноцінного робочого місця на базі поштового клієнта Microsoft Outlook по роботі з документами, резолюціями та проектами документів як для виконавця, так і для керівника;

·             організація завершеного циклу обробки документів на базі віддалених робочих місць;

·             робота як з атрибутами документів, так і з електронними образами;

·             використання електронного цифрового підпису.

1.14 Завдання комплексу «Обмін документами з зовнішніми СЕДО»:

·             обмін документами з зовнішніми СЕДО з використанням стандартних засобів електронної пошти. Формат повідомлення повинен відповідати технічним специфікаціям, рекомендованим для органів державної влади України (Наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20.10.2011 №1207 «Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення»);

·             відправка разом з даними про вихідний документ його сканованої копії та інших електронних файлів (додатків);

·             автоматизоване приймання, обробка кореспонденції, що надходить в єдиному форматі з автоматичним заповненням полів реєстраційно-контрольних карток документів за даними, що надійшли;

·             автоматичне пов’язання документу-відповіді та ініціюючого документу;

·             автоматичний обмін квитанціями з зовнішньою СЕДО про:

-            доставку повідомлення;

-            реєстраційні номера у системі, що прийняла (згідно наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20.10.2011 № 1207);

-            визначених виконавців;

-            виконання доручення.

1.15 Підсистема захисту інформації забезпечує:

Підсистема захисту інформації відповідає вимогам нормативних документів системи технічного захисту інформації в Україні (Закон України «Про захист в інформаційно-телекомунікаційних системах») та забезпечує:

·             ідентифікацію та автентифікацію користувачів на підставі успадкування результатів ідентифікації і автентифікації користувачів засобами ОС Windows, що дозволяє розпізнати конкретного легального користувача ДОКПРОФ та надалі реагувати на запити цього користувача у відповідності з його повноваженнями;

·             контроль цілісності та самотестування КЗЗ та самої ДОКПРОФ при старті Системи з метою недопущення обробки даних що захищаються у випадку порушення їх працездатності;

·             розмежування обов’язків користувачів та виділення декількох ролей адміністраторів, які можуть виконувати різні функції з адміністрування (реєстрацію захищених ресурсів, реєстрацію облікових записів користувачів, призначення прав доступу, обробку протоколів аудиту та ін.);

·             розмежування доступу користувачів до картотек документів та довідників, що дозволяє організувати одночасну сумісну роботу декількох користувачів ДОКПРОФ, які мають різні службові обов’язки і права доступу до даних що захищаються;

·             гарантоване видалення залишкової інформації шляхом затирання змісту табличного простору системи керування базами даних та області пам’яті, які вміщували дані, що захищаються;

·             безперервну реєстрацію критичних для безпеки подій (входу користувачів в ДОКПРОФ; спроб несанкціонованого доступу, фактів завантаження та виходу з Системи та ін.) у спеціальних протоколах аудиту, що дозволяє адміністраторам контролювати доступ до об’єктів що захищаються, слідкувати за тим, як використовується система захисту, а також правильно її конфігурувати;

·             ДОКПРОФ підтримує можливість шифрування інформації, яка передається між сервером та клієнтом, а також інформації у базі даних, засобами які відповідають вимогам українських ДСТУ, та які сертифіковані Державною службою спеціального зв’язку та захисту інформації України.

 

1.16 Підсистема електронного цифрового підпису.

Підсистема електронного цифрового підпису має вбудовані сертифіковані засоби криптографічного захисту інформації що забезпечують з використанням механізмів криптографічного захисту (електронний цифровий підпис (далі – ЕЦП), шифрування, вироблення імітовставок та хеш-функцій):

·             захист цілісності та конфіденційності інформації;

·             виконання процедур аутентифікації користувачів, відправників повідомлень, авторів документів, підписантів документів;

·             вироблення та перевірку ЕЦП згідно ГОСТ 34.310-95;

·             шифрування/розшифрування даних за алгоритмом, встановленим ДСТУ 4145-2002;

·             взаємодію з акредитованими центрами сертифікації ключів на базі визначених чинними нормативними документами України процедурами.

1.17 Завдання комплексу «Публічна інформація»

ДОКПРОФ має у своєму складі Модуль з обробки публічної інформації, з можливістю публікації інформації на веб-ресурсі.

Забезпечує інтеграцію з веб-сайтом для висвітлення інформації згідно Закону «Про доступ до публічної інформації», за наступними реквізитами:

·             назва документа;

·             дата створення документа;

·             дата надходження документа;

·             джерело інформації (автор, відповідний підрозділ);

·             передбачену законом підставу віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом;

·             строк обмеження доступу до інформації, у разі якщо вона віднесена до інформації з обмеженим доступом;

·             галузь;

·             ключові слова;

·             тип, носій (текстовий документ, плівки, відеозаписи, аудіозаписи тощо);

·             вид (нормативні акти, угоди, рішення, протоколи, звіти, прес-релізи)

1.18 Завдання комплексу «Судові справи»

ДОКПРОФ має у своєму складі Модуль роботи з судовими справами для підтримки інформаційно-аналітичної діяльності представників (юристів) підприємства в судах, під час розгляду правових питань і спорів, а також сприяння своєчасному здійсненню заходів за актами прокурорського реагування, рішення, постанови чи ухвали судів.

Модуль вирішує такі завдання:

·             створення єдиної бази даних судових та виконавчих справ;

·             ведення атрибутивної інформації про судове провадження на всіх етапах та всіх стадіях судового провадження;

·             ведення атрибутивної інформації про виконавчі провадження на всіх стадіях виконання судових рішень;

·             систематизація судових справ за категоріями спірних питань і результатами судових рішень;

·             систематизація виконавчих справ за результатами роботи виконавчих органів;

·             задоволення інформаційних потреб юристів про хід провадження і прийняття судами рішень по суті, по аналогічним (прецедентним) справам;

·             нагадування представникам у судах та їх керівникам про дату, місце судових засідань і документах, які необхідно підготувати;

·             контроль керівництва за ходом розгляду і виконання судових справ;

·             генерація звітів і статистичної інформації про проходження розглядів судових справ, прийняття рішень судами та забезпечення їх виконання;

·             створення архіву справ по рішенням що вступили в силу.

 

1.19 Адміністрування

Засобами ДОК ПРОФ здійснюється повноцінне адміністрування робочих місць, процесів, звітів тощо, а саме:

·             підтримки довідників в актуальному стані (створення довідників, їх заповнення та редагування);

·             заведення реєстраційнo-контрольних карток;

·             створення та модифікація видів форми реєстрації в процесі документування управлінської документації;

·             створення та модифікація звітів;

·             створення та модифікація шаблонів (форм) документів/резолюцій (в т.ч. доповнення новими реквізитами, зміна їх розташування тощо);

·             створення картотеки визначених видів документів;

·             маршрутизація обробки інформації (створення нових, редагування або видалення маршрутів, які будуть діяти в автоматичному режимі);

·             внесення змін до стандартних строків виконання документів, у випадках зміни законодавства;

·             централізоване управління оновленнями робочих місць користувачів;

·             ведення списків працівників установи за штатною структурою;

·             ведення списків допуску працівників установи до обробки інформації з обмеженим доступом (за категоріями);

·             реєстрації користувачів системи та надання їм прав відповідно до визначених ролей з можливістю визначення певних прав при делегуванні в залежності від конкретного випадку;

·             розмежування доступу користувачів за посадовими обов’язками, залежно від типу документів, за типом дій над документами,

·             за об’єктами,

·             делегування прав згідно внутрішніх кадрових наказів.

·             при делегуванні повноважень фіксуються дати початку та закінчення прав, можливість делегування як всіх повноважень, так і їх частини;

·             моніторинг дій користувачів та подій.

 

 2. Архітектурна побудова системи.

Ядро Системи побудовано за принципами 2-рівневої клієнт-серверної архітектури та забезпечує високу доступність Системи, низьку латентність при обробці запитів, зниження вимог до технічного забезпечення серверної компоненти за рахунок перерозподілу навантаження між сервером та робочими станціями клієнтів.

Сховище даних Системи побудоване у вигляді централізованої бази даних (централізована архітектура). Система надає можливість використання оперативного та довгострокового архівів (розподілена мультисерверна архітектура). При використанні розподіленої архітектури історичні та архівні дані можуть бути винесені на окремі сховища даних зі зниженими вимогами до швидкості доступу. Доступ до актуальних та архівних даних в Системі відбувається прозоро для користувача та не потребує явного переключення між основними та архівними серверами.

Клієнтське робоче місце ДОКПРОФ є універсальним, тобто має набір функцій і модулів, що використовуються, регламентується тільки повноваженнями та правами користувача і не вимагає установки додаткового програмного забезпечення.

Для забезпечення інтеграції з порталами послуг та іншими зовнішніми сервісами використовується власна модульна шина веб-сервісів (на основі серверу застосувань Apache TomCat, протоколів soap та rest, технології Java).

Є можливість комфортної роботи географічно-віддалених користувачів за умови мінімальної швидкості передачі даних каналами зв’язку (до 128 Kбіт/сек) чи за її короткочасної відсутності.

Є можливість авторизації та ідентифікації користувачів СЕД, у тому числі з використанням засобів ЕЦП, Active Directory, логінів та паролів.

3. Врахування вимог чинного законодавства до СЕДО

Побудова ДОКПРОФ відповідає вимогам чинних нормативно-правових документів, а саме:

·             Закону України «Про електронний документ та електронний документообіг»;

·             Закону України «Про електронний цифровий підпис»;

·             Закону України «Про звернення громадян»;

·             Закону України «Про доступ до публічної інформації».

·             Типовій інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 № 1242;

·             Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348.

·             Типовому порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 № 1453;

·             Наказу Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України від 20.10.2011 № 1207 «Вимоги до форматів даних електронного документообігу в органах державної влади. Формат електронного повідомлення».

·             Правилам організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях (наказ Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181).

 

4. Вимоги до програмного середовища

ДОК ПРОФ працює в наступному програмному середовищі:

·             операційна система клієнтських робочих місць: Windows 7 і вище, «Тонкий» клієнт з доступ за протоколом RDP для ОС Windows 2012 і вище, яка піднята на платформі віртуалізації;

·             операційна система для встановлення серверної частини СЕДО: піднята на платформі віртуалізації Windows 2012 і вище та/або Linux;

·             СУБД Oracle 10 і вище;

·             офісне клієнтське програмне забезпечення: Microsoft Office 2013 i вище; використання мережевого протоколу обміну даними TCP/IP;

·             транспортна система діє з використанням стандартних поштових протоколів