Загальні положення

Підсистема «Діловодство суду» інтегрована в Систему управління документами та процесами «ДОК ПРОФ», що дозволяє в рамках єдиної Системи реалізувати процес обробки всіх документів суду.
Всі судові вхідні документи, які надходять до суду, реєструються загальною канцелярією в картотеках судових документів і скануються. На кожний документ наноситься штрих-код, необхідний для його ідентифікації в Системі. Всі скановані копії судових документів розпізнаються спеціальною утилітою, що дозволяє здійснювати різноманітний контекстний пошук. Пройшовши процеси реєстрації і попереднього розгляду, документи передаються в структурні підрозділи для виконання. При цьому в Системі фіксується дата і час відправлення документу на виконання.
Всі зареєстровані електронні судові документи, розписані на підрозділи, автоматично надходять на робочі місця в підрозділи суду (судові палати), роздруковуються реєстри на передачу документів у підрозділи. Для цього використовується підсистема «Сортування і доставка кореспонденції».
У підрозділі забезпечення судової палати відбувається прийом судових документів до роботи, при цьому в Системі фіксується дата і час одержання документу виконавцем. У процесі попереднього розгляду судових документів фік-суються терміни їх виконання відповідно до процесуальних кодексів і документи беруться на контроль. Для цього використовуються підсистема «Поточна робота» і «Контроль вико-нання».
Наступним етапом обробки судових документів є визначення повторного звернення до суду- «розмітка». Це пошук по атрибутах вхідного судового документу вже відкритих судових проваджень або позовів(скарг), що надійшли раніше, з метою визначення повторних звернень з того самого питання. Залежно від результату пошуку, відбувається реєстрація нового судового провадження з реєстрацією нового судового розгляду або реєстрація нового судового розгляду у вже відкритому судовому провадженні.
При реєстрації судового провадження або судового розгляду їм привласнюється індекс. Це спеціальний код який визначає тип судового провадження або судового розгляду по процесуальному кодексу, що ініціюється вхідним судовим документом (наприклад: Розгляд позовної заяви судом першої інстанції). У процесі реєстрації судового провадження заповнюються всі необхідні реквізити картки.
Для прискорення роботи розроблений функціонал копіювання (перезаведення) судового провадження з іншого провадження (з можливістю наступної зміни індексу провадження та інших полів), а також резервування номеру судового провадження. Картка розгляду містить у собі всю інформацію, необхідну для фіксації процесу розгляду судових документів відповідно до процесуальних кодексів України, а також інформацію необхідну для складання статистичної звітності для ДСА і Держкомстат. Для кожного поля картки судового розгляду створюється відповідне йому поле в якому фіксується дата і час внесення змін. Картка судового розгляду налаштовується без обмежень. Всі дії користувачів протоколюються в спеціальних журналах. При перегляді і редагуванні картки судового розгляду всі дії користувача фіксуються (хто що дивився, хто що змінював).
У процесі заповнення картки розгляду, здійснюється автоматичний розподіл справ на суддів, при цьому враховується присутність суддів на роботі, дні судових засідань, завантаженість суддів.
Підсистема інтегрована із Системою технічної фіксації судового процесу «SRS Femida». У процесі судових засідань можливий запуск «SRS Femida» із Підсистеми з автоматичним вибором шаблону протоколу судового засідання виходячи із зафіксованої в картці судової справи його категорії. У процесії фіксації судового засідання текст протоколу та аудіозапис судового засідання зберігаються в БД суду і приєднуються до його картки судового розгляду. Це дає можливість переглядати протоколи, прослуховувати аудіозаписи засідань і вести пошук по тексту протоколу та аудіозапису по результатам автоматичного розпізнавання.
Результати судових розглядів, прийняті судом рішення готуються за допомогою заздалегідь підготовлених шаблонів судових документів з використанням підсистеми «Підготовка проектів документів». Після передачі прийнятих судом рішень в підрозділ забезпечення, результати розгляду вводяться у відповідні реквізити картки.
Всі вхідні судові документи (позови, скарги, справи) і вихідні (ухвали, постанови, рішення) прив’язані до судових проваджень і їх розглядів.
Контроль виконання процесуальних термінів виконання судових документів здійснюється з використанням підсистеми «Контроль виконання».
Для пошуку необхідної інформації реалізована глобальна система пошуку за всіма полями усіх документів, контекстний пошук за всіма розпізнаними документами, всіма полями судових проваджень, всіма полями розглядів судових проваджень.
Після підготовки рішень судові документи автоматично попадають у загальну канцелярію для реєстрації їх як вихідних документів, нанесення штрих-кодів і за необхідності сканування супровідних документів. За допомогою підсистеми «Сортування і відправлення кореспонденції» судові документи сортуються, для них друкуються конверти і реєстри на відправлення, при цьому використовується технологія роботи зі штрих-кодами.
Для створення довідок, внутрішніх звітів використовується внутрішній модуль побудови статистики і діаграм, що дозволяє будувати статистичні таблиці та діаграми по всіх полях карток судового провадження і судового розгляду. Побудова статистичних звітів для ДСА і Держкомстату здійснюється за допомогою зовнішнього модулю статистики, що може бути гнучко налаштований.

Підсистема успішно експлуатується у Верховному Суді України, Вищому спеціалізованому суді з розгляду цивільних і кримінальних справ.